Gestión documental en Bogotá

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Soluciones Tecnológicas en Sistemas de Información

EXPERTOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN BOGOTÁ Y A NIVEL NACIONAL.

Servicios generales y especializados

Organización y sistematización de fondos acumulados, archivos centrales y de gestión.
Servicios de restauración y organización técnica de planos y mapas.
Organización de historias laborales, expedientes pensiónales e historias clínicas.
Elaboración y aplicación de tablas de valoración y de retención documental.
Transferencias documentales dentro de las organizaciones y entre entidades relacionadas.
Administración, conservación y almacenamiento (bodegaje) de archivos históricos, centrales y de gestión.

Adecuación y remodelación de bodegas y áreas destinadas para archivo.
Servicios de reprografía enfocados a la microfilmación con recuperación inteligente y digitalización de información (documentos y planos).
Conversión de rollos y tarjetas de microfilm a imágenes digitales.
Digitación de información en bases de datos para la gestión empresarial.
Asesoría en el montaje de sistemas de gestión documental y procesos de reprografía bajo el esquema de cero papel, gestión de la información y maximización del almacenamiento físico.
Asesoría en la estructuración de proyectos de gestión documental, reseñas institucionales y elaboración de diagnósticos de proyectos archivísticos (organización y reprografía) incluyendo la elaboración de términos de referencia.

Interventoría de proyectos de gestión documental (organización de archivos y proyectos de reprografía).
Servicio de empaste de documentación esencial de la organización.
Suministro de personal especializado en la gestión documental y archivística.
Capacitación y entrenamiento empresarial para el personal involucrado en la elaboración y aplicación de tablas de retención y valoración y para la administración de archivos.

Servicio de almacenamiento y consulta remota de información electrónica vía internet o intranet.
Desarrollo de software a la medida.
Compra y/o importación de equipos especializados para la gestión documental.
Montaje de redes estructuradas inalámbricas.
Montaje de Rack y centros de cómputo.
Servicios de reingeniería para procesos archivísticos, bibliográficos y de correspondencia.
Mantenimiento y soporte preventivo y correctivo del hardware.

Servicio de custodia documental y descripción del servicio

Almacenamos, custodiamos y preservamos documentos físicos como cajas, historias clínicas, historias laborales, archivo histórico o de gestión, planos, carpetas, medios ópticos como CDS o DVDS y medios magnéticos como cintas de microfilmación o discos duros.

La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.

¿Qué le permite a la empresa la correcta custodia de documentos?

Dentro de las tareas empresariales está el manejo, ubicación y revisión de la información.

Esto hace que en la mayoría de ocasiones el personal destine más tiempo y uso de recursos en la ejecución de dicha tarea, lo que ralentiza ciertos procesos. Es por ello que el adquirir el servicio de custodia de documentos le ayuda a su empresa en los siguientes aspectos:

1. Mayor seguridad y confidencialidad:

El proceso de custodia se centra en el mejoramiento de aspectos importantes en cuanto al uso y disposición de la información. Por lo que la base del servicio es el garantizar la conservación y la seguridad de todos los documentos, ya sean por medio magnético o físico en los repositorios.

Orden y conservación como garantía de seguridad.

2. Facilidad en los procesos de auditoría:

Toda empresa se debe someter a la realización de auditorías internas o externas, a fin de aumentar los puntos de control de calidad para llevar a la empresa a un camino de mejora continua.

La custodia de documentos realizada de manera correcta permite ese tipo de gestión, ya que le provee al cliente el control total de la información en orden de relevancia y dependiendo el tipo y la oportunidad de acceder a las matrices de contenido en las que, por medio de un software especializado, se conocen las propiedades y la ubicación de los documentos.

Facilidad de identificación de documentos, mayor control para su revisión.

3. Procesos administrativos rápidos y eficientes:

Revisiones computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información que ha perdido vigencia. Todo ello contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.

El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficacia y la evolución.

¿Qué se lleva a cabo en la realización de la custodia de documentos?

El proceso tiene varios puntos de control y de revisión que permiten mantener estrategias claras para la consecución de logros documentales, entre los puntos de importancia están:

• Depósito y tratamiento.

• Etiquetación por códigos y referencias.

• Condiciones de conservación y seguridad.

• Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.

Permite identificar:

• Estado de los archivos.

• Tiempos de conservación.

• Disposición final.

Ventajas de la custodia de documentos:

El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.

Los más destacables son:

• Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo

• Reducción de espacio de almacenamiento.

• Mayor seguridad.

• Optimización de tiempos y recursos.

• Control del crecimiento de la documentación.

• Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Fondos acumulados

Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los denominados fondos acumulados.

MICROPLANET S.A.S. realiza la organización bajo los siguientes parámetros:
- Levantamiento de la información.
- Diagnóstico archivístico.
- Elaboración de un plan de trabajo.
- Indagar sobre la historia de la entidad o empresa.
- Actividades y funciones institucionales.
- Análisis del organigrama, desde la fundación de la entidad o empresa.
- Cuadros de clasificación documental.
- Inventario documental.
- Valoración documental con la aplicación de las técnicas archivísticas y lineamientos fijados por el archivo general de la nación y cuyo resultado son las tablas de valoración documental.
También ofrecemos servicios relacionados con:
- Historias laborales.
- Bibliotecas.
- Archivos históricos.
- Administración de archivos.
CUSTODIA DOCUMENTAL

Pasos y actividades para el proceso de custodia documental

Consultas

Se tienen implementados procedimientos que cubren las modalidades de consulta detallados.

Operando las siguientes modalidades del servicio de consulta:
- Envío de fax.
- Envío de copia digitalizada por e-mail, entrega de copia.
- Entrega de original.
- Consulta en instalaciones por personal autorizado del cliente.
Entrega de cajas vacías

Asegura el cumplimiento de todos los procedimientos y registros indicados en las cláusulas referente a entrega de cajas vacías, en los domicilios indicados.

Los tamaños a cotizar son los que se indican para cada área de servicio, de todos modos, el precio de otros tamaños es proporcional a su volumen relativo.

Provisión de lugar exclusivo para archivo

Asignará un área física para archivo, separada de las de documentos pertenecientes a otras empresas clientes. Así mismo, la documentación de cada área de servicio estará separada de las demás.

Procesamiento de datos

El procesamiento de los datos correspondientes a nuevas cajas ingresadas forma parte, como un todo, de las características propias del sistema de administración de documentos.

En la evaluación de las necesidades y conveniencias de adecuación de los procedimientos standard, se tomará en cuenta:
- Las necesidades específicas del servicio, tal como se presta en la actualidad y según las funcionalidades que se requiere incorporar.
- Los procedimientos administrativos vigentes en los organismos, para envío de nuevas cajas, solicitudes de consulta, etc.
Destrucción de cajas

Aplicará, al respecto, el criterio vigente para la destrucción de cajas con plazo de archivo vencido (cajas para expurgo).

Control de contenido de cajas y expedientes devueltos

Usualmente el control de entrega para consulta y de devolución de documentos consultados es a nivel de la unidad de consulta (si se consulta un expediente, se controla la salida, entrega y devolución del mismo; no se comprueban eventuales alteraciones de su contenido, lo que, por otra parte, suele no estar autorizado contractualmente).

A solicitud del cliente, se establecen, para determinado tipo de documento, el nivel de control de contenido a realizar:

Cuantitativo:

Se cuenta la cantidad de hojas/documentos, informándose diferencias entre entregados y devueltos.

Cualitativo:
- Selectivo: se verifica la existencia inicial y final de determinados documentos detallados en una lista de control.
- Total: se requiere el fotocopiado de la documentación a enviar y su comparación luego de la devolución.
Para todas las alternativas, el esquema de cotización se basa en el requerimiento de archivista e insumos.

Provisión periódica de base informatizada

Se acuerda en proporcionar a las distintas áreas de servicio, las bases informatizadas que contengan los datos de la documentación en guarda por área.

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SERVICIO DE PROCESAMIENTO DE DATOS, MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
MICROFILMACIÓN

Es la transformación de los documentos (papel), a un medio fotográfico quedando plasmado en un acetato y disminuyendo su tamaño en 24x, 32x, 40x, siendo así el medio de conservación documental más seguro e inalterable que existe, el cual nos da 100 años de conservación comprobables.

Cumpliendo con las normas del INCONTEC, ISO, decretos y parámetros establecidos por el archivo general de la nación así: los decretos 2527 de 1950 y 3374 de 1954.

Normas técnicas de ICONTEC NTC 3723 (micrografía, microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm: técnicas de operación), NTC 4080 (micrografía, símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización: clasificación de microfilmes), NTC 5174 (norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata), NTC 5238 (micrografía, microfilmación de series: procedimientos de operación), normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6199, 6428, 6829, 9848 y 10196.

Pasos y actividades para el proceso de microfilmación:

Preparación física de la documentación

Se retiran los elementos metálicos, desdoblando las hojas que se encuentren arrugadas y des-legajando las hojas de la unidades de conservación. En el caso de encontrar libros empastados se hará separación de las hojas manualmente conservando la solapa y contrasolapa del libro para posterior a su microfilmación rearmar el libro utilizando cinta falla.

Microfilmar en microfilmadora planetaria con reducción 26 o 32X sistema simplex en rollos de 100 o 215 pies de 16mm.

Cargue y descargue de los rollos en las cámaras en un cuarto oscuro preparado para tal fin con películas de 100 pies. Se dará de 8 a 10 pies de película al comienzo y al final de cada rollo.

Iniciar la microfilmación cumpliendo con los parámetros dados por el Archivo General de la Nación así:
- Tarjeta de resolución al comienzo de cada rollo.
- Formato que indica el número de rollo.
- Acta inicial de cada rollo.
- Acta final de cada rollo.
- Original de las actas se conservarán para su legalización y control del archivo microfilmado.
- Titulación de la caja del contenido del rollo de microfilmación originales y copias se marcaran en la letra imprenta con los siguientes datos.
- Número de rollo.
- Nombre de la entidad.
- Nombre de la dependencia.
- Nombre y serie y/o subserie.
Proceso de revelado

Este proceso de revelado se realizará con proveedores especializados que garantizan la calidad del revelado utilizando procesadoras, bajo los siguientes parámetros:
- Procesadora en línea en zic zac para evitar la decantación de químicos la cual tendrá las etapas de cargue de película, revelado, fijado, lavado, secado y rebobinado del carrete de película.
- Se procesarán los rollos con químicos marca Kodak.
- Temperatura de revelado 90o fahrenheit.
- Temperatura de fijado 90o fahrenheit.
- Lavado a presión de agua con champú incoloro a temperatura de 60o centígrados.
Proceso de Inspección y control de calidad

Los procedimientos están incluidos en el plan de aseguramiento de la calidad y se anexara el siguiente informe.
- Resolución.
- Densidad de tarjeta.
- Densidad de base.
- Densidad promedio de documentos.
- Verificación de tabulación de los documentos folio a folio por muestreo.
Correcciones y anexos

En el evento que los documentos queden doblados o desenfocados en las imágenes estos deben ser re-microfilmados. Los anexos resultantes se ejecutan en sales de plata bajo el título de apéndice para su recuperación.

Índices

Por cada rollo se entregara un índice automatizado que contiene nombre de la serie, número de rollo, nombre, sub-serie y número de posición en la que inician los documentos. Cada vez esta indicación debe corresponder a la codificación numérica que aparece al lado de cada imagen Ej.: dependencia, serie, sub-serie.

Insumos requeridos para la microfilmación

Se utilizarán rollos de 16 mm x 100 pies en sales de plata.

Bases de datos

Se creará una estructura de base de datos que se podrá convertir a archivo plano, la cual nos indica el nombre y la cantidad de registros por carpeta. Adicional a la información capturada se agregará una columna que contiene la siguiente información:
- Número de rollo.
- N.° de flash.
- Recuperación automática por unidad documental.
ALQUILER DE EQUIPOS

Contamos con una gran variedad de equipos para colocarlos a su servicio tales como:
- Equipos rotativos Kodak Imagelink 30, Canon 550
- Rotary Filmer 550, 119 x 97 - 3 KB
- Equipos planetarios Bell&howell, Canon File-100
Scanner

Equipos de alta gama
- Scanner Kodak i620
- Kodak scanner
- Kodak i860 Scann
Equipos de gama media
- Kodak i1220
- Scanner i1440
- Kodak i1420
- Kodak Scanmate i112
DIGITALIZACIÓN

MICROPLANET S.A.S., ha estandarizado su proceso de digitalización para mejorar así el producto que se entrega al cliente con los más altos estándares de calidad. En términos generales la realización de los proyectos de digitalización de archivos involucra las siguientes fases:

FASE UNO, PREOPERACIÓN
- Lugar de operaciones: definición del espacio físico de la sede del proyecto (asignación de un espacio en sus instalaciones) o en nuestras instalaciones.
- Estructura eléctrica y de redes: instalación de redes y/o cableado eléctrico (seguridad eléctrica con regulación y respaldo por UPS).
- Estaciones de trabajo: definición del material físico (mesas, estantes y sillas) para la ubicación de las máquinas y escáner para la labor a realizar
- Hardware: instalación y prueba de hardware requerido para el desarrollo del proyecto (maquinas, escáneres, entre otros).
- Software: instalación y prueba del software (ajuste de los aplicativos de captura, consulta, entre otros).
- Control y soporte: comités técnicos (reuniones de carácter técnico que validarán la estructura de los controles de auditoría).
Diseño de la aplicación de captura y consulta (creación para cada serie documental).

FASE DOS, DIGITALIZACIÓN
- Instalación de equipos de computo: instalación de la plataforma tecnológica requerida para realizar la digitalización.
- Alistamiento: preparación de los expedientes para su digitalización (desgrape, arreglo del físico, relegagado, foliación, entre otros).
- Digitalización: es la fase durante la cual se llevan los documentos al escáner y se obtienen las imágenes.
FASE TRES, ASIGNACIÓN DE ÍNDICES
- Clasificación: los documentos digitalizados son indexados por los criterios establecidos en las fases anteriores. La técnica de indexación (manual, código de barras, importación de datos de la base de datos, BCR, OCR, ICR, etc.), se definirá de acuerdo con la calidad de los documentos, cabe anotar que el sistema no tiene límite de índices.
- Control de calidad: antes de proceder a entregar las imágenes a consulta se hará un control de calidad sobre las imágenes analizando su correcta visualización y asignación de índices.
- Grabación a disco: es el paso final que acredita que las imágenes han sido debidamente digitalizadas con la calidad requerida. Se realiza la transferencia final de de las imágenes al ambiente de consulta, o se realiza la entrega física en DVD de las imágenes y archivos planos para su montaje en cualquier software de consulta de imágenes.

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SOFTWARE PARA GESTIÓN DOCUMENTAL
SOFTWARE

SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL

El software es en Windows que pone a su alcance la tecnología de digitalizar, organizar y consultar documentos electrónicos en forma práctica, ágil y sencilla.

Cada licencia le ofrece la solución departamental o corporativa (cliente-servidor) por un mismo precio con la base de datos SQL Firebird de Borland y acceso a todas las funciones aquí descritas. Además NO REQUIERE módulos adicionales ni plug-ins.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL SOFTWARE

Digitaliza un número ilimitado de documentos:
- Digitalización con escáner (controlador ISIS) de interfase USB2.
- Importación de imágenes TIF, JPG, GIF, BMP.
- Administra archivos PDF, XLS, DOC, PPT, DWG.
- Manejo de lotes para indexación y digitalización.
Seguridad en acceso y funciones por usuario:
- Define a usuarios y grupos de usuarios.
- Conexión con aplicaciones externas como Excel, World, etc.
- Creación de anotaciones electrónicas.
- Creación de CDS auto ejecutables.
Motor de búsqueda por nombre, OCR e índice:
- Creación de índices o claves de búsquedas.
- OCR reconocimiento óptico de caracteres.
- Captura de pantalla de programas.
- Alimentación automática de índices.
Contiene visor de imágenes:
- Exportación de imágenes.
- Aplicación de folio automático.
- Incluye soporte técnico.
- Instalación monousuario o cliente-servidor en RED.
Consulta por internet (Web Access) *Módulo por separado.